RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y SERVICIO AL CLIENTE

Nombre o razón social:  COLOMBIA DE HERRAMIENTAS SAS (COTOOLS)

NIT: 901275599-8

Domicilio: Santiago de Cali

Dirección: Carrera 7 #15-95

Correo electrónico: ventasecommercectools@gmail.com

Teléfono: 3173657943

Página web: www.cotools.co

DEFINICIONES

Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos. 

Bases de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). 

Dato personal público: toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. 

Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado. 

Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos. 

Dato Sensible: corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. (este es un concepto que ya está en la ley, debería traerse textual) 

Habeas Data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONAL

1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley N° 1582 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. 
2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, lo cual debe ser informada al titular.
3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.  
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 
5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. 
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Para el Tratamiento de los datos personales, la compañía, requerirá la autorización previa e informada del Titular, a través de la autorización de tratamiento de datos personales, para lo cual establecerá mecanismos que garanticen su consulta posterior. Para el Tratamiento de los datos personales sensibles, la compañía cumplirá las siguientes obligaciones: 

1. a) Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. 
2. b) Informar al Titular que, por tratarse de datos personales sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento. 
3. c) El suministro de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

En los siguientes casos no se requerirá Autorización del Titular para el Tratamiento de sus datos personales cuando se trate de: 

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 
2. b) Datos públicos. 
3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. 
4. d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 
5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Los Datos Personales que serán objeto de Tratamiento por la Compañía son: datos de identificación, información de contacto, de localización y geolocalización, datos de navegación y datos catalogados como sensibles (Ejemplo: Datos relacionados con la salud, huella dactilar, fotos, videograbaciones, entre otros datos biométricos), información financiera,  datos socioeconómicos, información laboral y académica, preferencias, gustos y comportamientos de consumo, datos inferidos o no a partir de información observada o entregada directamente por el Titular o por terceros e información demográfica y transaccional. Los Datos Personales serán recolectados a través de los diferentes canales dispuestos por la Compañía

FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

El Tratamiento que realiza el Responsable con la información personal, será tratada para el cumplimiento de las finalidades específicas para las cuales el Titular proporcionó el Dato Personal, al momento de la autorización. Sin perjuicio de lo anterior, en todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para las finalidades particulares de cada base de datos, de acuerdo con lo establecido en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. No obstante, se entiende que, con la autorización del Titular, el Responsable del Tratamiento podrá tratar los datos con las siguientes finalidades: 

• Cumplir con la normativa vigente en Colombia para la Empresas de Servicios Públicos. 

• Reconocer el interés legítimo del Responsable del Tratamiento de Datos con ocasión de los servicios públicos que suministra conforme a la ley.

• Cumplir o mantener las obligaciones legales o contractuales adquiridas con accionistas, empleados, clientes, proveedores y con otros grupos de interés e inclusive la atención a peticiones, quejas y reclamos. 

• Realizar gestión comercial y relacionamiento con los grupos de interés.

• Suministrar información relacionada con campañas, proyectos, advertencias, programas u operaciones. 

• Proporcionar información comercial, publicitaria o promocional, concursos, y eventos, respecto de cualquier producto y/o servicio. 

• Contactar al Titular para pedirle información u opinión sobre los productos o servicios del Responsable. 

• Realizar análisis y/o segmentación de mercado y/o estadísticos. 

• Presentar servicios de valor agregado en relación con la información que gestiona de sus grupos de interés.

• Transferir y transmitir, dentro o fuera de Colombia, los datos personales a compañías vinculadas económicamente con el Responsable del Tratamiento o con las que llegue a acuerdos comerciales legalmente permitidos. 

• Transferir y transmitir, dentro o fuera de Colombia, datos personales a terceros cuando ello sea necesario para el cumplimiento de obligaciones contractuales, de ley, prestar un buen servicio o cuando por razones tecnológicas ello sea indispensable para mantener un buen servicio. 

•  Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa. 

• Determinar los hábitos de uso, la dirección IP del dispositivo que utilice, ubicación geográfica, información de cookies del Titular, entre otros, derivados del ingreso y/o registro de datos personales en las plataformas digitales o móviles del Responsable del Tratamiento, cuando aplique. 

• Proporcionar funciones y servicios relacionados con los gustos, ubicación y preferencias.

• Vincular a terceros con las actividades que realiza, como serían el compartir una noticia, evento o situación, comentarla, enviarla por correo electrónico a un tercero, señalar que es de su agrado o interés para que sus contactos/amigos la vean en las redes sociales en las que se encuentre el Titular; en operaciones internas, incluidos la solución de problemas, el análisis de datos, la investigación, el desarrollo y la mejora del servicio. 

• Transferir la información de los Titulares como parte de los activos, en caso de una enajenación de los mismos por parte del Responsable del Tratamiento.

DERECHOS DE LOS TITULARES 

El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos: 

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer ante la compañía, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada Ley. 
3. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales. 
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. 
6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. g) Responder, facultativamente, las preguntas que versen sobre Datos Personales Sensibles o de menores de edad. Por tratarse de Datos Personales Sensibles el Titular no está obligado a autorizar su Tratamiento.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO 

Los deberes de COLOMBIA DE HERRAMIENTAS SAS como Responsable del Tratamiento, establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012: 

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 
2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 
3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. 
7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 
8. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley. 
9. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley. 
11. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 
12. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 
13. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 
14. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
15. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.

PERIODO DE VIGENCIA DE BASES DE DATOS

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.8. del Decreto 1074 de 2015

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o a las personas legitimadas por ley para el efecto, el Titular podrá contactar a la Compañías a través del correo electrónico indicado en el RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES de esta Política. A través de este medio, se podrán presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data respecto de la Compañía. En las solicitudes constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante. 

El reclamo deberá dirigirse a la Compañía y contener como mínimo la siguiente información: 

• Nombre e identificación del Titular del dato o de la persona legitimada. 
• Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar a la consulta, queja y/o reclamo. 
• Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite. 
• Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer. 

Una vez recibida la solicitud por la Compañía, se procederá con la verificación de la identidad del solicitante o de la legitimación de éste para tal fin. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Si la consulta, queja o el reclamo resulta incompleto, la Compañía requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la consulta, queja y/o reclamo. 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

COLOMBIA DE HERRAMIENTAS SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, en cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012.

AUTORIZACIÓN PARA EL REGISTRO DE DATOS

Por medio de los datos consignados autorizo de manera libre, previa, voluntaria, inequívoca y debidamente informado, siendo verídica dicha información a la empresa COLOMBIA DE HERRAMIENTAS SAS, para el manejo (recolección, recaudo, almacenamiento, uso, circulación supresión, procesamiento, compilación, intercambio, tratamiento, actualización y disposición) y alimentación del banco de datos.

Esta información será utilizada en mi beneficio para: a) Actividades de operación y registro. b) Atender o formalizar cualquier tipo de trámite, producto o servicio que usted solicite o requiera. c) realizar encuestas, estadísticas, invitaciones o convocatorias por parte de COLOMBIA DE HERRAMIENTAS SAS.

El alcance de la autorización comprende la facultad para que COLOMBIA DE HERRAMIENTAS SAS le envíe mensajes con contenidos institucionales, promocional, notificaciones y demás información relativa al portafolio de servicios de la empresa a través de correo electrónico y/o mensajes de texto.

Soy informado que se protegerán mis datos personales aquí suministrados, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2021 y en el Decreto 1377 de 2013. Finalmente, soy consciente que podré ejercer mis derechos en cuanto a: 1) Conocer, actualizar y rectificar mis datos personales; 2) Ser informado respecto del uso que se ha dado de mis datos personales; 3) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal. En todo caso y para el ejercicio de mis derechos podré manifestarlo por escrito al correo electrónico dispuesto para este efecto: ventasecommercectools@gmail.com o mediante carta dirigida a la dirección Cra 7 No. 15-95

Acepto SI____   NO____